1.10 E-Mailvorlagen & Anhänge

In diesem Video zeige ich dir, wie du deine E-Mail-Textvorlagen bearbeiten und E-Mail-Anhänge automatisch an bestimmte Plattformen anhängen kannst. Wir starten im Angebot unseres Testkunden Max Mustermann und ich erkläre, wie die E-Mail-Vorlagen im System hinterlegt sind. Ich demonstriere, wie man Anhänge wie AGB-Dateien für spezifische E-Mail-Vorlagen auswählt und speichert. Am Ende bitte ich dich, die Einstellungen für die E-Mail-Vorlagen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die gewünschten Anhänge korrekt ausgewählt sind.

Erstellung und Verwaltung von E-Mail-Vorlagen und Anhängen

Objective

Diese SOP beschreibt die Schritte zur Bearbeitung von E-Mail-Textvorlagen und zum automatischen Anhängen von Dateien in einem E-Mail-System.

Key Steps

1. E-Mail-Vorlagen bearbeiten 0:14

Öffne das Angebot des Testkunden Max Mustermann.

Klicke auf den Button "per E-Mail senden" in den Aktionsfeldern.

Beachte, dass sich ein E-Mail-Fenster mit einem vorbefüllten Text öffnet.

2. E-Mail-Vorlagen finden 1:00

Gehe zu den Einstellungen und wähle "E-Mail-Einstellungen" aus.

Klicke auf "E-Mail-Vorlagen".

3. E-Mail-Vorlage bearbeiten 1:11

Suche nach der gewünschten Vorlage (z.B. "Angebot senden").

Klicke auf das Aktionsfeld rechts, um die Vorlage zu bearbeiten.

4. Kategorie und Art festlegen 2:08

Lege die Kategorie der Vorlage fest, um zu bestimmen, wo sie angezeigt wird (z.B. Angebot oder Rechnung).

Optional: Beschränke die Vorlage auf bestimmte Projektarten.

5. E-Mail-Inhalt anpassen 2:32

Bearbeite den Betreff und den Inhalt der E-Mail.

Füge Platzhalter und HTML-Textcodes hinzu, um die E-Mail automatisch vorzufüllen.

6. E-Mail-Vorlage speichern 3:12

Speichere die bearbeitete E-Mail-Vorlage.

7. Automatische Anhänge verwalten 3:28

Überprüfe, ob das Angebot als PDF automatisch angehängt wird.

Klicke auf die Büroklammer, um das PDF zu öffnen.

8. Fixe Anhänge auswählen oder abwählen 4:18

Überprüfe die fixen Anhänge (z.B. AGB-Datei).

Wähle den Anhang ab, wenn er nicht mitgesendet werden soll.

9. Anhänge hochladen 5:06

Gehe zu den Einstellungen und wähle "E-Mail-Anhänge" aus.

Klicke auf "Anhang hochladen", um eine Datei von deinem Computer auszuwählen.

10. Anhänge für Vorlagen festlegen 5:32

Wähle die Anhänge aus, die automatisch mit bestimmten E-Mail-Vorlagen gesendet werden sollen.

11. Änderungen speichern 7:13

Speichere alle Änderungen, um sicherzustellen, dass die Anhänge korrekt ausgewählt sind.

12. E-Mail-Versand überprüfen 7:25

Gehe zurück ins Angebot und klicke auf "per E-Mail versenden", um zu überprüfen, ob die Anhänge korrekt angezeigt werden.

Cautionary Notes

Stelle sicher, dass alle Platzhalter korrekt sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Überprüfe die Anhänge vor dem Versand, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente gesendet werden.

Tips for Efficiency

Nutze die Suchfunktion, um schnell die benötigte E-Mail-Vorlage zu finden.

Halte die Vorlagen aktuell, um den Versandprozess zu optimieren.

Verwende Standardanhänge für häufige E-Mail-Typen, um Zeit zu sparen.