7.3 Erstellen einer Mahnung

In diesem Video zeige ich dir, wie du eine Mahnung für eine überfällige Rechnung erstellen kannst. Wir starten in der Rechnungsliste und erkennen, dass das Fälligkeitsdatum rot markiert ist, was bedeutet, dass die Rechnung überfällig ist. Ich führe dich durch den Prozess der Mahnungserstellung, einschließlich der Vergabe einer Mahnungsnummer und der Anpassung der Rechnungspositionen. Außerdem erkläre ich, wie die Mahnung mit der Ursprungsrechnung verknüpft ist, sodass alle Zahlungen korrekt erfasst werden. Bei Fragen stehe ich jederzeit zur Verfügung, also zögere nicht, dich zu melden!

Erstellung einer Mahnung für überfällige Rechnungen

Objective

Diese SOP beschreibt die Schritte zur Erstellung einer Mahnung für eine überfällige Rechnung in unserem System.

Key Steps

1. Überprüfung der Rechnungsliste 0:01

Öffne die Rechnungsliste.

Suche nach der Rechnung, die überfällig ist.

Überprüfe die Spalte 'Fällig am' und achte auf rot markierte Fälligkeitsdaten.

2. Mahnung erstellen 0:23

Klicke auf das Pluszeichen neben dem Fälligkeitsdatum der überfälligen Rechnung.

Bestätige die Anfrage des Systems zur Erstellung einer Mahnung.

3. Rechnungsart und Mahnungsnummer festlegen 0:40

Stelle sicher, dass die Rechnungsart auf 'Mahnung' gesetzt ist.

Vergib eine Mahnungsnummer, indem du die ursprüngliche Rechnungsnummer mit 'M1' ergänzt.

4. Vorlage und Mahngebühren überprüfen 1:07

Überprüfe, ob die Vorlage zur ersten Mahnung automatisch hinzugefügt wurde.

Wenn Mahngebühren hinterlegt sind, sollten diese in den Rechnungspositionen erscheinen.

5. Zahlungsmethode und Bedingungen anpassen 1:45

Bearbeite die Zahlungsmethode, falls nötig.

Überprüfe die Bedingungen für die PDF-Textvorlage der Mahnung.

6. Mahnung speichern 2:04

Speichere die Mahnung.

Überprüfe, ob die Mahnung in der Rechnungsliste angezeigt wird.

7. Zahlung erfassen 2:16

Klicke auf den Aktionsbutton 'Zahlung erfassen'.

Erfasse die vollständige Zahlungsmenge als Zahlungseingang.

8. Überprüfung der Zahlungsmarkierung 2:44

Stelle sicher, dass sowohl die Mahnung als auch die Ursprungsrechnung als bezahlt markiert werden.

Cautionary Notes

Stelle sicher, dass alle Informationen korrekt eingegeben werden, um Fehler zu vermeiden.

Überprüfe die Mahngebühren, bevor du die Mahnung speicherst.

Tips for Efficiency

Halte alle notwendigen Informationen zur Rechnung bereit, um den Prozess zu beschleunigen.

Nutze Vorlagen für Mahnungen, um Zeit zu sparen.