7.1 Erstellen einer Standardrechnung aus den Auftragsdaten

In diesem Video zeige ich dir, wie du einen bereits abgeschlossenen Auftrag abbrechen und eine Standardrechnung erstellen kannst. Wir starten mit dem Auftrag von Herrn Martin Mustermann und ich führe dich durch den Prozess der Rechnungsstellung, einschließlich der Auswahl der Rechnungsart und der Bearbeitung der Kundendaten. Ich erkläre die verschiedenen Rechnungsinformationen, wie das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel, und wie du die Rechnungspositionen anpassen kannst. Am Ende bitte ich dich, die Rechnung zu prüfen und sie per E-Mail zu versenden. Achte darauf, dass die Rechnung nach dem Abschluss automatisch gesperrt wird und bereit zur Bezahlung ist.

Standardarbeitsanweisung zur Erstellung einer Standardrechnung

Objective

Diese Standardarbeitsanweisung beschreibt die Schritte zur Erstellung einer Standardrechnung aus einem abgeschlossenen Auftrag.

Key Steps

1. Auftrag abschließen 0:20

Gehe zu den Aktionsfeldern auf der rechten Seite.

Klicke auf 'Auftrag abschließen'.

Wähle den Folgestatus 'zum Abrechnen'.

2. Auftragsstatus überprüfen 0:30

Speichere den Auftrag.

Gehe im Menü zu 'Rechnungen' und klicke auf die Liste 'zum Abrechnen'.

Überprüfe, ob der Auftrag mit dem Kunden Martin Mustermann und dem Status 'zum Abrechnen' angezeigt wird.

3. Rechnung erstellen 1:00

Klicke in der Liste 'zum Abrechnen' auf 'Rechnung hinzufügen'.

Alternativ gehe in der Auftragsdatenbank zu 'Rechnungen' und klicke auf 'Rechnung hinzufügen'.

4. Rechnungsentwurf prüfen 1:44

Überprüfe die Rechnungsentwurf und die Rechnungserstellmaske.

Stelle sicher, dass die Kundendaten korrekt übernommen wurden.

5. Rechnungsart auswählen 2:23

Wähle die Rechnungsart aus (Standardrechnung, Vorabzahlungsrechnung, etc.).

Stelle sicher, dass die Standardrechnung ausgewählt ist.

6. Rechnungsdetails eingeben 3:20

Überprüfe das Rechnungsdatum (automatisch auf das Erstellungsdatum gesetzt).

Wähle das Leistungsdatum aus den Auftragsdaten.

7. Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum festlegen 5:03

Überprüfe das Zahlungsziel und das Fälligkeitsdatum.

Ändere das Zahlungsziel, falls nötig, um das Fälligkeitsdatum zu aktualisieren.

8. Rechnungspositionen überprüfen 7:03

Überprüfe die Rechnungspositionen, die automatisch aus den Auftragsdaten übernommen wurden.

Ändere die Positionen nach Bedarf (Name, Beschreibung, Menge, Preis).

9. Gesamtbetrag und Rabatte festlegen 7:37

Überprüfe den Gesamtbetrag und füge gegebenenfalls Rabatte hinzu.

Lege die Skontobedingungen fest.

10. Rechnung abschließen und versenden 10:43

Klicke auf 'Abschließen' und 'Nummer zu teilen'.

Versende die Rechnung per E-Mail, indem du das E-Mail-Fenster öffnest.

11. Rechnungsliste überprüfen 11:38

Gehe zur Rechnungsliste und überprüfe, ob die Rechnung mit der richtigen Rechnungsnummer angezeigt wird.

Cautionary Notes

Stelle sicher, dass alle Kundendaten korrekt sind, um Fehler zu vermeiden.

Überprüfe die Rechnungspositionen sorgfältig, um sicherzustellen, dass alle Leistungen korrekt abgerechnet werden.

Tips for Efficiency

Nutze die Vorlagen für Rechnungen, um Zeit zu sparen.

Halte die Kundendaten aktuell, um die Erstellung der Rechnungen zu beschleunigen.