7.5 Automatische Lagerrechnungen

In diesem Video zeige ich dir, wie du eine Vorlage für automatische Lagerrechnungen erstellen kannst. Wir beginnen in der Rechnungsliste und gehen dann zu den wiederkehrenden Rechnungen, wo wir eine neue Vorlage anlegen. Ich erkläre, wie du den Rhythmus für die Rechnungserstellung festlegst, beispielsweise am 1. des Monats, und ob die Rechnungen direkt per E-Mail versendet werden sollen. Am Ende bitte ich dich, die automatische Rechnungserstellung zu aktivieren, damit die Rechnungen wie geplant erstellt und verschickt werden. Diese Vorlage wird dir im Alltag viel Zeit sparen!

Erstellung einer Vorlage für automatische Lagerrechnungen

Objective

Diese SOP beschreibt die Schritte zur Erstellung einer Vorlage für automatische Lagerrechnungen, um den Prozess zu optimieren und Zeit zu sparen.

Key Steps

1. Zugriff auf die Rechnungsliste 0:01

Öffne die Rechnungsliste im System.

Überprüfe die bereits erstellten und versendeten Rechnungen.

2. Auswahl der Wiederkehrenden Rechnungen 0:12

Klicke im Menü auf 'Rechnungen'.

Wähle den Punkt 'Wiederkehrende Rechnungen'.

3. Erstellung einer neuen Vorlage 0:50

Klicke oben rechts auf 'plus neue Vorlage'.

Ein Fenster zur Erstellung einer Rechnung öffnet sich.

4. Kundendaten eingeben 0:59

Wähle links oben einen Kunden aus (z.B. Lager Testkunde).

Stelle sicher, dass die Kontaktinformationen und E-Mail-Adresse korrekt sind.

5. Rechnungsart auswählen 1:18

Wähle die Rechnungsart 'automatische Lagerrechnung'.

Beachte, dass die Rechnungs- und Leistungsdaten ausgegraut sind.

6. Nummernkreis festlegen 1:42

Setze den Nummernkreis auf 'Lager', da es sich um eine Lagerrechnung handelt.

7. Zahlungsziel und Auftragsnummer eingeben 1:50

Hinterlege ein Zahlungsziel.

Gib die Auftragsnummer für den Lagerauftrag ein.

8. Rechnungserstellungslogik definieren 2:09

Wähle den Rhythmus für die Rechnungserstellung (z.B. am 1. des Monats).

9. E-Mail-Versand aktivieren 3:11

Aktiviere die Option, um die Rechnung nach Erstellung per E-Mail zu versenden.

10. Vorlage auswählen 3:33

Wähle die Vorlage 'automatische Lagerrechnung' aus.

11. Positionen hinzufügen 4:01

Füge die Lagermiete hinzu (z.B. Pauschal 120 Euro Netto).

12. Entwurf erstellen 4:11

Erstelle den Entwurf der Rechnung.

13. Vorlage aktivieren 5:18

Sperre die Vorlage und aktiviere die automatische Rechnungserstellung.

14. Überprüfung des Status 5:28

Überprüfe, ob der Status der Vorlage auf 'aktiv' gesetzt ist.

15. Deaktivierung der automatischen Erstellung 6:02

Deaktiviere die automatische Rechnungserstellung, wenn nötig.

16. Vollständige Deaktivierung der Vorlage 6:37

Deaktiviere die Vorlage vollständig, wenn keine Rechnungen mehr erstellt werden sollen.

Cautionary Notes

Stelle sicher, dass alle Kundendaten korrekt eingegeben sind, um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Überprüfe die E-Mail-Vorlagen, bevor du den Versand aktivierst.

Tips for Efficiency

Nutze die Vorlagenfunktion, um Zeit bei der Erstellung von Rechnungen zu sparen.

Halte die Kundendaten stets aktuell, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.