7.4 Erfassen einer Zahlung durch den Kunden

In diesem Video zeige ich dir, wie du eine Zahlung für eine erstellte und verschickte Rechnung erfassen kannst. Wir starten mit dem Auftrag von Herrn Martin Mustermann und gehen auf den Reiter Rechnungen, wo wir die offene Rechnung für den Umzug sehen. Ich erkläre, wie man eine Zahlung hinzufügen kann, entweder direkt in der Rechnung oder über die Rechnungsliste. Außerdem zeige ich, wie man eine Anzahlung von 1000 Euro erfasst und den Restbetrag automatisch berechnet. Bitte achte darauf, die Schritte zu befolgen, um die Rechnungen korrekt zu verwalten.

Zahlungserfassung für Rechnungen

Objective

Diese SOP beschreibt die Schritte zur Erfassung von Zahlungen für Rechnungen in unserem System.

Key Steps

1. Zugang zur Rechnungsliste 0:00

Öffne das System und gehe zu dem Auftrag von Herrn Martin Mustermann.

Klicke auf den Reiter "Rechnungen".

2. Offene Rechnung auswählen 0:15

In der Rechnungsliste siehst du die offene Rechnung für den Umzug.

Überprüfe die Zahlungshistorie.

3. Zahlung hinzufügen 0:26

Klicke auf "Zahlung hinzufügen" oder gehe direkt in die Rechnung und klicke auf "Zahlung erfassen".

4. Zahlungsmenge eingeben 0:39

Ein Popup öffnet sich, in dem du die Zahlungsmenge eingeben kannst.

Wenn die Zahlungsmenge dem offenen Betrag entspricht, wird sie automatisch vorbefüllt.

5. Anzahlung erfassen 1:01

Falls eine Anzahlung (z.B. 1000 Euro) gemacht wurde, gib diesen Betrag ein.

Der Restbetrag wird automatisch berechnet.

6. Zahlungsmethode und Datum hinzufügen 1:12

Wähle die Zahlungsmethode aus und gib das Zahlungsdatum ein.

Füge optional einen Kommentar hinzu.

7. Zahlung speichern 1:33

Klicke auf "Speichern", um die Zahlung zu erfassen.

Überprüfe die Zahlungshistorie in der Rechnung.

8. Offenen Betrag überprüfen 1:49

Gehe zurück zur Rechnungsliste und überprüfe den offenen Betrag.

9. Weitere Zahlungen erfassen 2:09

Wähle eine andere Rechnung aus und wiederhole den Prozess, um weitere Zahlungen zu erfassen.

10. Status der Rechnung überprüfen 2:31

Überprüfe den Status der Rechnung, um sicherzustellen, dass sie vollständig bezahlt ist.

11. Zahlungshistorie einsehen 3:00

Gehe zur Zahlungshistorie, um die Details der eingegangenen Zahlungen zu sehen.

Cautionary Notes

Stelle sicher, dass die Zahlungsmenge korrekt eingegeben wird, um Fehler zu vermeiden.

Überprüfe die Zahlungshistorie regelmäßig, um den Überblick über offene Beträge zu behalten.

Tips for Efficiency

Nutze die Funktion "Zahlung erfassen" direkt aus der Rechnung, um Zeit zu sparen.

Halte alle notwendigen Informationen (Zahlungsbetrag, Zahlungsmethode, Datum) bereit, um den Prozess zu beschleunigen.